:: DGQ Umfrage mit Überraschungsergebnis: QM Systeme überwiegend noch Handbuchformat ::

Eine aktuelle Umfrage der "QZ - Qualität und Zuverlässigkeit", Fachzeitschrift der DQG e.V., fördert überraschendes zu Tage: immer noch dokumentieren ...
... mehr als 2/3 der befragten Unternehmen ihre QM Systeme im Handbuchformat: 11,6% als klassisches Papierhandbuch und 56,6% im Wordformat.

Dieses Ergebnis überrascht, da seit den ersten QM Handbüchern Anfang der 90er Jahre immerhin ein Vierteljahrhundert vergangen ist. Dieser Zeitraum brachte technologisch mehrere Evolutionen in Art, Weise und Werkzeugen zur Dokumentation von Managementsystemen. Trotzdem pflegen auch im Jahr 2016 noch fast 70% der QM Verantwortlichen ihre Dokumentation im Handbuchformat.

Ist das nun falsch oder richtig oder sogar unwichtig? Unsere klare Antwort: falsch.

Die Begründung für unsere Einschätzung liefert die nächste Frage aus der QZ Survey:

Wer pflegt die QM Dokumentation in ihrem Unternehmen? Ergebnis: bei 82% sind das eine Abteilung bzw. Person. Der Qualitätsverantwortliche ist also überwiegend derjenige, der Verfahren aktualisiert, Ziele anpasst und sich als Autor am intensivsten mit "seiner" Dokumentation beschäftigt.

Ist das nun falsch oder richtig oder sogar unwichtig? Wieder unsere klare Antwort: falsch.

Denn die Konsequenz aus beiden Ist-Situationen wird in einer weiteren Frage aufgezeigt:

Wie viele Mitarbeiter nutzen die QM-Dokumentation für Ihre täglichen Aufgaben? Ergebnis: weniger als die Hälfte der Mitarbeiter erreicht das QM Handbuch in fast 60% der Unternehmen. Lediglich in knapp 18% der Unternehmen genießt das QM Handbuch umfassende Relevanz.

Hier wird nun der Zusammenhang klar: je weiter die QM Dokumentation von den Mitarbeitern entfernt ist, umso weniger akzeptieren Mitarbeiter Inhalte, Vorgaben und Ziele in diesem Werk. Der Begriff entfernt kann hier gerne wörtlich verstanden werden. Wenn Mitarbeitern die technischen Möglichkeiten für Aktualisierungen, Verbesserungen oder zumindest Kommentare an der QM Dokumentation fehlen (z.B. mangels Rechten im Dateizugriff), hat das QM Handbuch ähnliche Relevanz wie ein Aushang von Unternehmenswerten im Foyer: geringe bis keine, denn der Mitarbeiter wurde bei der Erstellung nicht beteiligt, ihm wurden Sinn und Inhalte nicht vermittelt und für Verbesserungen hat er keinen Zugriff.    

Der Teufelskreis von mangelnder Beteiligung, Verlust von Aktualität und sinkende Relevanz für den Arbeitsalltag scheint also in der Mehrzahl der befragten Unternehmen ungebrochen.

Einen Lichtblick gibt es aber immerhin: knapp 8% der Befragten dokumentieren bereits mit einem Wiki ihr QM System. Skaliert man die Anzahl der befragten Unternehmen auf alle ca. 50.000 ISO-zertifizierten Unternehmen in Deutschland, so nutzen statistisch immerhin bereits 4.000 Unternehmen ein Wiki für QM.

Sollten Sie noch eine statische QM Dokumentation aufrechterhalten, dann erleben Sie die Verbesserungspotentiale mit Qualitäts-Wiki auf unserer Produktsite www.wiki-managementsysteme.de.

Herzliche Grüße,

Ihr Andreas Linsinger


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